経営虎の巻 第81回「業務を改善する前に押さえておくべきこと」
労働力人口の減少、残業規制、有給休暇の取得義務化といった言葉を聞かない日がありません。
生産性の向上も日々耳にし、これらの対策を打つことは、企業規模や業種に関係なく、どの企業も直面している喫緊の課題といえます。
生産性を上げて、限られた人員、短い労働時間で最大の成果を出せるよう、日々の業務を改善していかなければなりません。
「業務改善」を考える前に、そもそも「業務」とは何かを考えてみます。
業務とは、「インプットをアウトプットに変換する活動」です。
たとえば、インプットが「材料」であれば、生産活動という業務によって生み出される「製品」がアウトプットです。
また、インプットが「時間」であれば、入力という業務から「（帳票、資料などの）成果物」がアウトプットになります。
次に業務の改善を考えます。
業務の改善とは、「少ないインプットでより多くのアウトプットを生み出すよう、やり方を工夫しながら変えていくこと」といえます。
業務改善の効果性を測るには3つの指標があります。
「①品質向上」
「②費用低減」
「③時間短縮」
の3つです。
これらの3つのうち、1つ以上が実現されたときに、「業務が改善された」状態となります。
この3つをゴールに据えて、できれば数値化し、効果性を測り、業務改善の成果を実感しながら改善活動ができるとよいでしょう。
さて、いざ業務改善に取り組もうとするとき、「改善したいけど“大変”だな」というマイナスイメージが頭をよぎります。
それは「業務改善＝大きく変えなければならない」という思い込みであることが多く、まさに“大変”なことと捉えるからです。
改善は小さなことの積み重ねです。
小さな改善、すなわち“小変”を繰り返す習慣をつけることをお勧めします。
たった5分の短縮でも改善効果として評価し、その5分を使って次の5分を生み出すことが大切です。
これらの繰り返しが、気づけば大きな改善につながるのです。
