第80回「コミュニケーションツール」
近年では、ＩＴツールを活用する機会は大幅に増加しており、ビジネスにおけるコミュニケーションのあり方が変化しています。
一昔前は『営業は電話でアポイントを取り、客先に訪問する』『会議は会議室に集合する』といったスタイルが一般的でしたが、最近ではＷ ｅｂ会議ツールが普及したことにより、営業スタイルや対面でのコミュニケーションに変化が生じています。
さらに、新型コロナウィルス感染拡大に伴う移動の制限、在宅勤務やテレワークの拡大で、営業に留まらず、コミュニケーションの変化は5年早く進んだとも言われています。
利用機会の拡大に伴い、Ｗ ｅｂ会議システムも急速に進化してきました。
少し前ですと、ＬＩＮＥやスカイプといったアプリをインストールして使用するツールを用いて、テレビ電話や通話をするのが主流でしたが、最近のＷ ｅｂ会議ツールはアプリのインストールが不要のものも多くあります。
ツールを導入している企業側で、ＵＲＬを発行し、ＵＲＬにアクセスをすれば通信ができるといった、非常に簡単なものが増えています。
音質や画質もよくなり、１０名を超えるような複数名での会議はもちろんのこと、その場でのデータや画面の共有、チャット、メモ機能等の機能を備えたものもでてきています。
チャットツールやカレンダーツールとの連携も拡大し、Ｗ ｅｂ会議が容易に開催・招待できるようになってきています。
Ｗ ｅｂ会議は、パソコンやスマホとインターネットがあれば場所を問わず利用できるため、会議のために出社したり、営業先から帰社したりする必要がありません。
従業員の移動時間が削減されることで業務効率が上がると同時に、従業員の負担が減ることでパフォーマンスを発揮しやすくなります。
また、交通費を削減できることは、コストダウンを目指す企業にとってメリットです。
ただ、在宅勤務の時間が増えてくると、仕事とプライベートの境界があいまいになってストレスを感じる、コミュニケーションが不足していると感じて不安になるといったデメリットも出てきているようです。
一度進んだコミュニケーションの変化の流れは戻ることはなく、Ｗ ｅｂ会議のようなツールもいずれ利用せざるを得なくなるタイミングが訪れると思われます。
まだ利用されたことがない方は、自社にとってのメリット・デメリットを考え、是非一度試してみてはいかがでしょうか？
