経営虎の巻 第86回「ビジネスアプリを使って業務を効率化」
働き方改革の推進や、コロナによるテレワークの実施に伴い、最近では便利なビジネ
スアプリケーションが多数出てきました。
ビジネスアプリケーションを導入することにより、
①空き時間に仕事を進められる
②社内やチーム間での意思伝達が簡単になる
③顧客とのやり取りのスピードがアップする
などのメリットがあります。
例えば、チャットツール。
ビジネス版LINE『LINE WORKS（ラインワークス）』の導入を始めた企業が増えているという話をよく耳にします。
導入することで資料などもデータで送信することが出来、ペーパーレス化、情報共有のスピードアップが進みます。
『chatwork』はタスク管理機能があり、『slack』は他の様々なアプリとの連携が可能です。
またＷｅｂ会議ツールとして『Zoom』がコロナによる影響などと相まって、シェアを大きく伸ばしています。
会議の主催者がメール送付したＵＲＬをクリックするだけでＷｅｂ会議に参加できるという手軽さが特長です。
最近では『Microsoft Teams』も人気のようです。
他にも便利な機能を持つのは名刺管理アプリ。
スマホのカメラで撮影するだけで名刺の情報を読み取り、名刺データを一括管理、ＯＣＲ機能で編集、共有できるようなアプリもあります。
また、『googleカレンダー』のようなカレンダーアプリは社内外のスケジュールの共有が出来、『dropbox』のような資料のファイルを共有できるストレージアプリ、『Todoist』のような仕事の漏れを防ぐタスク管理アプリなどがあります。
便利で業務効率化に役立つビジネスアプリケーションですが、会社で利用するには
①アプリの選定
②利用ルールの策定
③ルールや使い方の周知・徹底
といったプロセスが必要です。
また、セキュリティ面を考慮すると、有料のアプリになることもあり、コストの面も検討が必要でしょう。
まずは自社に不足していると思われる要素を洗い出し、どの種類のアプリを使うのがより効率化につながるのか検討して、いきなり有料アプリでは無く、機能制限のある無料版やお試し版を試用してみるところからスタートしてみてはいかがでしょうか。
